6 نکته برای مدیریت رزرو اتاق کنفرانس

در این مطلب 6 نکته برای مدیریت رزرو اتاق کنفرانس را با هم مورد بررسی قرار خواهیم داد. جلسات بین همکاران، مشتریان و هیئت­مدیره همیشه بخش مهمی از نحوه عملکرد مشاغل بوده است. برای همکاری، برنامه ریزی پروژه یا مذاکره، اتاق کنفرانس یک مرکز حیاتی در هر سازمان است. با این حال، مسائل مختلفی وجود دارد که می‌تواند در مورد بهره‌وری از این فضا به شما کمک کرده تا حداکثر استفاده را ببرید.

در این مقاله تعدادی از نکات قابل توجه را با شما به اشتراک گذاشته‌ایم تا پروسه‌ی رزرو اتاق کنفرانس به بهترین نحو پیش رفته و همه‌ی افراد شرکت کننده بتوانند به سادگی به فضای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

1.همه امکانات اتاق جلسات باید یکسان باشد

نباید بین فضای دفتر خود و دیگران تفاوتی قائل شوید. این نشان می‌دهد که امکانات به طور ناعادلانه توزیع شده و ممکن است کارکنان شما احساس عدم حمایت کافی از جانب شما را داشته باشند. به همین دلیل این مورد از اهمیت زیادی برخوردار است که فناوری‌های موجود را به طور مساوی در بین اتاق‌ها توزیع کنید.

2.برای دسترسی آسان به اتاق کنفرانس‌ ، آنها را نامگذاری کرده و از علائم استفاده کنید

به هر یک از اتاق‌های کنفرانس، یک نام منحصر به فرد بدهید تا کارکنان یا مهمانان موقع رفتن به جلسه سریعاً در مسیر درست قرار بگیرند و گمراه نشوند. نصب تابلوهای دیجیتالی در بیرون از درب هر اتاق کنفرانس می‌تواند به دیگران در اطلاع رسانی وقایع در داخل اتاق و اطلاعات تماس کنفرانس‌دهنده کمک کند. این امر کمک می‌کند تا اگر اتاقی از قبل رزرو شده اما اکنون از آن استفاده نمی‌شود، سایر کارکنان متوجه شوند و بتوانند از آن فضا استفاده کنند. جالب است بدانید که سنسورهای حرکتی می‌‌توانند گاهی در تشخیص اشغال بودن اتاق کنفرانس خطا کرده و اطلاعات اشتباه را مخابره کنند.

3.برای رزرو اتاق‌های کنفرانس یک برنامه‌ی مدون داشته باشید

برای اطمینان از این که امکانات اتاق کنفرانس به طور عادلانه و به طور کامل توسط همه اعضای تیم استفاده می شود، مهم است سیاستی داشته باشید که نحوه رزرو این فضاهای مشارکتی برای جلسات را استاندارد کند. همچنین برای اطمینان از عدم وجود سردرگمی و خطا، روند رزرو خود را به کارمندان جدید اطلاع دهید تا در جریان شیوه‌های رزرو اتاق کنفرانس قرار گیرند.

4.با استفاده از حسگر تشخیص حضور افراد، فضای خود را بهینه سازی کنید

به طور معمول سازمان‌‌ها و شرکت‌‌های بزرگ در استفاده حداکثری از پتانسیل اتاق‌های در اختیارشان با مشکل رو به رو هستند.

یک حسگر تشخیص حضور به شما در پیدا کردن پاسخ سوالاتی این چنین کمک می‌کند:

• آیا دفتر من فضای ملاقات کافی دارد؟
• ملاقات‌ها بیشتر در چه زمانی رخ می‌دهند؟
• آیا ظرفیت‌های اتاق کنفرانس منطبق با نیازهای ساکنان آن است؟
• آیا بعضی اتاق‌های کنفرانس از سایرین محبوب ترند؟

هنگامی که داده‌های لازم برای پاسخ به این سوالات را در اختیار داشته باشید، می‌توانید برای بهینه‌سازی این فضاها از روش پیشگیرانه‌تری استفاده کنید. درک نحوه استفاده به شما کمک می‌کند تا نوع مناسبی از سیستم مدیریت رزرو اتاق کنفرانس را برای نیازهای خاص سازمان خود ایجاد کنید. همه چیز با مشاهده پیاده‌روی، ازدحام، زمان ساکن شدن و استفاده نادرست شروع می شود.

5.سنسورهای تشخیص حضور افراد را روی نرم افزار رزرو اتاق کنفرانس پیاده کنید

حسگرهای تشخیص حضور نه تنها نقشی برای کمک به شما در درک تجربه استفاده از کاربری اتاق کنفرانس ایفا می‌کنند بلکه می‌توانند با سیستم ساختمان هوشمند شما، از جمله نرم افزار رزرو اتاق کنفرانس، ادغام شوند.

6.حسگرهای تشخیص حضور افراد را با برنامه نظافت ساختمان ادغام کنید

ما قبلا به این موضوع پرداخته بودیم اما این مسئله واقعا مستحق داشتن یک بخش جدا در این مقاله است زیرا نگرانی در مورد سلامتی و امنیت افراد در لیست اولویت‌های قابل پیش‌بینی برای آینده است. جلسات می‌توانند شامل افراد زیادی باشند و ممکن است در طول روز تعداد زیادی از این جلسات برگزار شوند، پس توجه به یک چیدمان دقیق برای نظافت و ضدعفونی‌کردن فضا پس از هرملاقات امری ضروری است.

با استفاده از حسگرها، میزان حرکت و میزان حضور افراد در ساختمان شما به صورت ناشناس اندازه‌گیری می‌شود. داده‌های استفاده از زمان واقعی را می‌توان با سیستم رزرو اتاق کنفرانس یا سایر نرم افزارها ادغام کرد تا به خدمه نظافت خود اطلاع دهید که اکنون یک اتاق تخلیه شده و آماده ضدعفونی شدن است.

با این روش شما در زمان و هزینه خود صرفه جویی می‌کنید زیرا با استفاده از حسگرها شما از میزان و نحوه و مدت استفاده از هر اتاق آگاهی کامل دارید و همچنین کارکنان بخش نظافت شما عملکرد موثرتری برای نظافت اتاق‌های پر استفاده‌تر دارند.

افزایش و بهبود مدیریت در نحوه رزرو کردن اتاق‌های کنفرانس تنها یکی از مزیت‌های استفاده ازحسگر تشخیص حضور افراد در ساختمان شماست.