کارکردن از راه دور کاملا  عادی شده است و بسیاری از سازمان‌های بزرگ به طور عمومی کارکردن از راه دور را برای آینده قابل پیش‌بینی اعلام کردند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها به آرامی کارمندان خود را به شیوه‌ای انعطاف‌پذیرتر به دفتر بازمی‌گردانند و سعی می‌کنند مزایای همکاری در دفتر را با کارایی کارکردن از راه دور ترکیب کنند. دفاتر مدرن نیازهای متنوع تری نسبت به قبل دارند که باعث رشد روش‌های پویا برای حل این مشکلات جدید شده است.

یکی از محبوب ترین و نوآورترین راه‌حل‌ها برای نیازهای مشاغل مدرن، فضای کاری مجازی است.

فضای کاری مجازی چیست؟

یک فضای کاری مجازی یک محیط کاری است که در آن کارمندان بدون توجه به موقعیت فیزیکی، به صورت دیجیتالی با همتایان خود و جریان‌های کاری آنها ارتباط برقرار می‌کنند. به آن به عنوان دفتری فکر کنید که فقط با اتصال اینترنت شما محدود شده است. همکاری، ارتباطات و کار همه در اینجا اتفاق می‌افتد. در حالت ایده‌آل، فضاهای کاری مجازی باید تا حد امکان به بازتاب یک به یک کار در دفاتر نزدیک باشد.

در حالی که این نوع محیط مجازی به عنوان راهی برای تقویت تداوم گردش کار آغاز شد، شرکت‌ها اکنون از آن به عنوان چارچوب اولیه برای نحوه انجام کار استفاده می‌کنند.

همکاری و ارتباط یکپارچه

فضاهای کاری مجازی توسط برنامه‌های ساخته شده بر روی رایانش ابری، چه خصوصی و چه عمومی، فعال می‌شوند و این برنامه‌ها جریان اصلی کسب و کار را نشان می‌دهند. داشتن 100٪ از جریان کار اصلی در برنامه‌های مبتنی بر رایانش ابری به این معنی‌است که کاربران می‌توانند به راحتی با پروژه‌ها و اسناد مشابه همکاری کنند و اغلب به طور هم زمان کار کنند و همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا با اتصال به اینترنت از هر نقطه به اسناد، داده ها و ابزارهای مورد نیاز خود برای کار دسترسی داشته باشند. امروزه تعداد بسیار کمی گردش کار وجود دارد که نتواند بر اساس این شیوه کار عمل کند.

87 درصد از کارمندان دورکار می‌گویند که کنفرانس ویدیویی به حفظ این حس ارتباط و همکاری کمک می‌کند و با توجه به غیرمتمرکز بودن نیروی کار، استانداردهای ارتباطات ابری به پر کردن شکاف بین فضای کاری داخلی و مجازی کمک می‌کنند.

امنیت ساده شده

برای شروع، امنیت فضاهای کاری مجازی به عنوان خط پایه در مقایسه با یک فضای کاری کاملاا داخلی دشوارتر است. دلیل آن هم واضح است. حتی اگر بتوانید یک زیرساخت ابری خصوصی بسازید و از عهده آن برآیید، همچنان در حال معرفی راه‌های امنیتی بیشتری فقط توسط تیم خود هستید که از اتصالات مختلف اینترنتی متصل می‌شوند. همانطور که گفته شد، برخی از مزایای امنیتی برای فضاهای کاری مجازی وجود دارد حتی اگر نمی‌توانید به یک راهکار خصوصی ویژه بپردازید. اگر تیم شما از رایانش ابری عمومی استفاده می‌کند یعنی هر برنامه‌ای که روی سرورهای خود میزبانی نمی‌کنید همیشه مقداری امنیت پایه وجود دارد. برای مثال، اگر از برنامه‌های مایکروسافت استفاده می‌کنید، آن‌ها ویژگی‌های امنیتی بسیار خوبی دارند که کسب‌وکارهای کوچک‌تر به سادگی به آن‌ها دسترسی نخواهند داشت. از آنجایی که برنامه‌های ابری عمومی اغلب در مراکز داده بزرگ میزبانی می‌شوند، ویژگی‌های امنیتی فیزیکی و مجازی قدرتمندی وجود دارد که به حفظ امنیت داده‌های شما کمک می‌کند. فراتر از خود برنامه، نگرانی‌های امنیتی تقریبا مانند کار در محل است. شما باید مطمئن باشید که به طور مستمر به کارمندان در مورد بهترین و ایمن‌ترین راه برای انجام کار آموزش می‌دهید و مطمئن شوید که دستگاه‌ها تا حد ممکن ایمن هستند. اجرای روش‌های امنیتی اضافی مانند احراز هویت چند مرحله‌ای و ورود به سیستم یک راه عالی برای دسته‌بندی امنیت شما برای مدیریت آسان‌تر نیز است.

صرفه جویی در هزینه را پیدا کنید

اگر از یک فضای اداری فیزیکی کمتر استفاده می‌کنید، به این معنی است که می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش دهید زیرا می‌توانید هزینه‌های اجاره و هزینه‌های مرتبط با دفتر را کاهش دهید، مانند امنیت و نگهداری. همچنین می‌توانید در صورت نیاز، بدون صرف هزینه زیاد، افراد تیم خود را افزایش دهید.با صرفه جویی در  هزینه با محیط اداری خود، می‌توانید از حاشیه سود بهتری بهره مند شوید، که به شما این امکان را می‌دهد که پس انداز هزینه‌ها را به مشتریان خود منتقل کنید یا می‌توانید بازپرداخت اضافی را در کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید.

ایجاد یک فرهنگ شرکتی دورکاری

فرهنگ ایده دشواری است که می‌توان آن را تعیین کرد. یک شرکت می‌تواند یک فلسفه شرکتی یا مجموعه‌ای از ارزش‌های راهنما داشته باشد، اما فرهنگ یک محل کار به طور ارگانیک از تعاملات بین کارگران ناشی می‌شود. فضاهای کاری مجازی به کارمندان کمک می‌کند تا به راحتی به ترکیب کار از راه دور و بازگشت به دفتر تبدیل شوند و یک محیط کار ساده ایجاد کنند. این ا‌مر فرهنگ شرکت را دگرگون می‌کند و یک محیط کار را از هر جایی انعطاف‌پذیرتر می‌کند.

ترجمه فرهنگ حضوری به فرهنگ دورکاری یا ترکیبی مطمئنا یک چالش است. با تصمیم گیری در مورد ارزش‌های شرکت خود شروع کنید، آنها را به صورت مکتوب بیان کنید و سپس آنها را از طریق هر راهی که می‌توانید تقویت کنید.